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导论1

第一部分 MYN系统基础14

第1章 MYN理论和概述14

1.1引言14

1.2 MYN理论：掌控你的现在14

1.2.1解决当今职场工作中两个严酷的现实问题14

1.2.2目前视线工作模型15

1.2.3近期工作模型16

1.2.4你的紧迫性区域17

1.3 Outlook中的MYN任务列表18

1.4 MYN概述：超越1MTD22

1.4.1 MYN有一套更强大的任务管理方法论22

1.4.2 MYN战略性推迟23

1.4.3更强大的电子邮件管理23

1.4.4 MYN系统的可选组件24

1.5总结：MYN系统理论与关键组件26

1.6下一步26

第2章 学习Outlook任务系统27

2.1引言27

2.1.1本章主要内容27

2.1.2请再尝试一次Outlook任务27

2.2本书涵盖的Outlook版本及其任务模块28

2.2.1本书支持Office 365的桌面版Outlook29

2.2.2移动版Outlook怎么样31

2.3在Outlook中导航查找任务（Windows和Mac）33

2.3.1数据类型和数据类型模式33

2.3.2 Outlook文件夹34

2.3.3在文件夹窗格（ Windows）或边栏（Mac）中选择文件夹34

2.3.4文件夹列表按钮（只对Windows版）35

2.4学习Outlook任务基础知识（Windows和Mac）36

2.4.1访问Outlook任务系统37

2.4.2 Windows Outlook：查看和布置待办事项栏39

2.4.3在快速访问工具栏中添加“任务”按钮42

2.4.4使用预览和固定预览43

2.4.5使用阅读视图隐藏待办事项栏44

2.4.6待办事项栏任务列表的外观与布局44

2.5输入任务（Windows和Mac）46

2.5.1 Windows Outlook：两种输入任务的方法46

2.5.2在Mac Outlook中输入任务49

2.5.3练习输入和编辑任务（Windows和Mac）49

2.5.4标记完成任务（Windows和Mac）50

2.5.5使用任务对话框中的其他字段（Windows和Mac）52

2.6在Outlook中使用标记（Windows和Mac）53

2.6.1标记电子邮件入门（Windows和Mac）53

2.6.2标记邮件的最佳用途：推迟回复（Windows和Mac）55

2.6.3关于清除标记的说明（Windows和Mac）55

2.6.4识别标记邮件任务（Windows和Mac）56

2.6.5清理标记邮件任务（Windows和Mac）57

2.7将电子邮件转变为任务简介（Windows和Mac）59

2.7.1 Windows Outlook59

2.7.2 Mac Outlook：没有自动化59

2.8总结60

2.9下一步60

第3章 配置Outlook，为MYN任务管理做准备61

3.1引言61

3.1.1超越1 MTD61

3.1.2为什么需要MYN配置61

3.1.3创建MYN任务列表62

3.1.4 Windows用户：考虑使用Outlook插件62

3.2为MYN配置Windows Outlook63

3.2.1在开始之前，先关闭任何其他已打开的Outlook64

3.2.2通过打开待办事项栏的自定义控件开始配置64

3.2.3调整“列”清单65

3.2.4按“优先级”分组66

3.2.5按“开始日期”排序67

3.2.6调整其他设置67

3.2.7重新启动Outlook以保存和确认你的设置（测试稳定性）68

3.2.8修复设置69

3.2.9设置筛选69

3.2.10停用“过期任务”规则，格式化开始日期为今天的任务71

3.2.11确认Windows Outlook已设置准确73

3.2.12调整“开始日期”列的格式73

3.2.13调整待办事项栏和“开始日期”列的宽度74

3.2.14关闭任务提醒74

3.3配置Mac Outlook74

3.3.1设置筛选复选框74

3.3.2选择并重新排列任务文件夹的列75

3.3.3按“开始日期”排序（降序）75

3.3.4创建三个智能文件夹75

3.3.5确认你的Mac Outlook已设置正确77

3.4退出并重启Outlook，以保存设置77

3.5下一步77

第4章 在Outlook中管理任务的全新方法论79

4.1 MYN方法论：如何在Outlook中控制你的任务79

4.1.1目前任务列表79

4.1.2目前紧急任务：今天必须完成，尽早识别并处理81

4.1.3修复优先级分组排序（Windows）83

4.1.4大多数任务没有截止期限84

4.1.5始终为任务设置开始日期84

4.1.6在MYN中不要使用 Outlook的截止日期字段86

4.1.7不断变长的目前机会任务列表86

4.1.8使用优先序，保持目前机会任务列表在一个合理长度87

4.1.9推迟回顾：将任务转变为目前视线外任务（简化版）87

4.1.10推迟执行：设置任务开始日期到将来（简化版）88

4.1.11小结：管理你的目前任务列表89

4.2 FRESH（新鲜）优先系统90

4.2.1在目前机会区域中设定任务优先序90

4.2.2保持任务列表按开始日期降序排列92

4.3管理截止期限92

4.3.1如何指明任务具有真的硬性截止期限92

4.3.2在MYN中为任务指明硬性截止期限的5种方法92

4.3.3不要为Outlook任务设置提醒95

4.4总结：任务管理原则95

4.5练习96

4.6下一步97

第5章 清空收件箱的极大幸福感98

5.1引言98

5.1.1收件箱的真正用途98

5.1.2不要将收件箱作为任务管理系统99

5.1.3收件箱就像急诊室99

5.1.4清空收件箱的4种方法100

5.2一个非常简单的系统：将所有邮件拖入“已处理邮件”文件夹中100

5.2.1一个简单的邮件归档方案100

5.2.2归档邮件的三个其他原因101

5.2.3在归档后查找邮件的4种方法101

5.2.4关于基于主题归档的更多讨论103

5.2.5要完全清空我的收件箱吗103

5.2.6清空收件箱——Step 1：创建“已处理邮件”文件夹104

5.2.7清空收件箱——Step 2：归档到新的“已处理邮件”文件夹105

5.2.8加快归档到“已处理邮件”文件夹的方法106

5.2.9切换到使用“已处理邮件”文件夹106

5.3在已处理邮件文件夹中查找邮件108

5.3.1视觉化查找邮件108

5.3.2使用搜索工具112

5.4总结119

5.5下一步120

第二部分 MYN系统进阶122

第6章 何时与何地使用Outlook任务122

6.1引言122

6.2何谓任务122

6.2.1任务与约会122

6.2.2目标的位置123

6.2.3项目的位置125

6.2.4重要成果125

6.3几乎将你的所有任务都放人Outlook中126

6.3.1将所有任务都放在一个地方很重要126

6.3.2清空你的大脑：不要用大脑来记待办事项126

6.3.3将任务从成堆的纸质材料中提取出来127

6.3.4语音邮件127

6.3.5统一消息127

6.3.6个人事务与工作任务，分开还是合并管理128

6.3.7小结：用Outlook管理所有任务128

6.4 MYN系统的移动解决方案129

6.4.1移动解决方案快速入门129

6.4.2在选择移动解决方案时的考虑因素129

6.4.3打印你的任务，而不使用移动设备（Windows）130

6.4.4笔记本电脑（Windows或Mac）或Windows平板电脑131

6.4.5移动版Outlook怎么样131

6.4.6为MYN选择一台笔记本电脑或Windows 10平板电脑132

6.4.7为iOS和Android设备使用一个任务服务器133

6.4.8适合MYN的最佳应用/APP136

6.4.9 APP解决方案的典型障碍和一些解决办法139

6.5非Outlook任务解决方案141

6.5.1不将Outlook作为主要任务解决方案的原因141

6.5.2推荐非Outlook的任务解决方案：Toodledo142

6.5.3基于纸张的非Outlook解决方案143

6.6任务的移动策略143

6.7在目前任务列表中只写“下一步行动”145

6.7.1 MORE任务（多步任务/系列任务）146

6.7.2项目的下一步行动146

6.7.3对停滞不前任务的解决办法147

6.7.4识别紧接着的下一步行动147

6.7.5有用的下一步行动“桥”和“占位符”147

6.8 MYN与GTD结合使用148

6.9重要成果149

6.9.1重要成果比目标或项目要小149

6.9.2如何显示SOC150

6.9.3 SOC非常适合使用截止期限150

6.10在你等待别人完成某事时使用跟进任务151

6.10.1等待列表的替代方案151

6.10.2创建跟进任务151

6.10.3跟进任务的两种类型152

6.11总结152

6.12下一步152

第7章 将电子邮件转变为任务，解除“收件箱压力”153

7.1引言153

7.1.1收件箱压力能被解除153

7.1.2电子邮件带来的麻烦154

7.1.3使用Outlook工具将电子邮件转变为任务156

7.2使用拖放操作，将电子邮件转变为任务（Windows）157

7.2.1创建不带附件的任务：具体步骤（左击拖放法）157

7.2.2创建带附件的任务：具体步骤（右击拖放法）158

7.3将电子邮件转变为任务（Mac）160

7.3.1使用AppleScript创建任务160

7.3.2在没有AppleScript的情况下创建任务161

7.3.3在Mac版中包含附件161

7.4将电子邮件转变为任务的其他方法（Windows）161

7.4.1标记邮件：标识推迟回复或在外出途中标识任务161

7.4.2使用“移动”菜单（Windows）162

7.4.3使用“快速步骤”（Windows）162

7.5将电子邮件转变为任务的窍门（Windows和Mac）163

7.5.1在任务中备注头信息163

7.5.2将文本任务转变回电子邮件163

7.5.3同时拖动多个电子邮件（Windows）163

7.5.4在将邮件转变为任务时，关闭阅读窗格、紧凑版式和邮件预览164

7.5.5不要将“一分钟内”就能完成的行动转变为任务164

7.5.6为什么你应“复制”而不是“移动”电子邮件（Windows）164

7.5.7将电子邮件转变为约会（Windows）164

7.6标记邮件任务（Windows和Mac）165

7.6.1回顾标记邮件任务165

7.6.2为什么标记邮件任务也许不适合用来将邮件转变为任务166

7.6.3标记邮件任务的推荐用法：标记推迟回复166

7.6.4为什么标记邮件任务非常适合用于标记推迟回复166

7.6.5使用标记邮件任务的其他影响167

7.6.6标记邮件任务适合在智能手机上标识任务（Windows和Mac）168

7.6.7理解标记邮件任务的日期字段（Windows和Mac）168

7.7为通过电子邮件发出的重要请求创建跟进任务（Windows和Mac）169

7.7.1要解决的问题169

7.7.2解决办法169

7.7.3如何创建跟进任务170

7.7.4有效的下一步：将原邮件重新发给对方170

7.7.5替代等待列表171

7.7.6标记发出的邮件（Windows）171

7.8总结：收件箱压力解决之道173

7.9练习173

7.10下一步173

第8章 基于主题的电子邮件归档管理174

8.1引言174

8.2基于主题归档你的电子邮件（Windows和Mac）174

8.2.1将邮件移入多个按主题命名的Outlook文件夹中175

8.2.2归档到多个Outlook文件夹的问题176

8.2.3更好的归档方案：将邮件放在一个地方并使用Outlook类别贴标签177

8.2.4类别相比独立文件夹：为什么它更快178

8.2.5使用Outlook类别的一些不足180

8.3如何使用Outlook类别（Windows和Mac）180

8.3.1如何使用Outlook类别为邮件贴标签（Windows和Mac）181

8.3.2练习按类别分组（Windows和Mac）182

8.4添加和编辑你的类别列表184

8.4.1使用类别对话框（Windows和Mac）184

8.4.2在添加或编辑类别时的考虑因素（Windows和Mac）185

8.4.3添加和删除类别（Windows和Mac）186

8.4.4关于创建Outlook类别的一些要点（Windows和Mac）186

8.5关于使用类别的更多讨论187

8.5.1右击法指定Outlook类别（Windows和Mac）187

8.5.2添加或移除多个类别（Windows和Mac）188

8.5.3独特的多类别组合特性（Mac）188

8.5.4快速单击设置默认类别（Windows）189

8.5.5使用搜索文件夹查看已分类邮件（Windows）189

8.5.6创建类别智能文件夹（Mac）191

8.5.7删除搜索或智能文件夹及里面的邮件（Windows和Mac）191

8.6类别使用技巧（Windows和Mac）191

8.6.1转换到使用类别系统191

8.6.2关于如何和何时添加类别的技巧193

8.6.3使用“稍后阅读”类别清空你已过载的收件箱194

8.6.4加快分类速度194

8.7总结196

8.8下一步196

第9章 MYN目前目标、战略性推迟和总体流程图197

9.1引言197

9.2回顾“目前视线工作模型”197

9.3目前目标任务：第4个紧迫性区域200

9.3.1目前目标任务管理流程（可选）200

9.3.2使用目前目标任务流程的一些提示200

9.3.3小结：任务列表上的4个紧迫性区域201

9.4使用目前视线模型，保持工作日平衡201

9.4.1哪些任务直接进入目前机会列表202

9.4.2太多目前紧急任务202

9.4.3将任务抛到目前视线外并适时回顾202

9.5 MYN战略性推迟（Windows和Mac）204

9.5.1使用CEO的方法204

9.5.2战略性推迟任务的两种方法204

9.5.3推迟执行任务205

9.5.4推迟回顾任务：主要的推迟方法205

9.5.5小结：MYN战略性推迟的操作步骤208

9.5.6 MYN战略性推迟的常见问答208

9.6 MYN Outlook流程图209

9.6.1高层视图：总体流程图210

9.6.2工作流程1：无须行动，只要归档211

9.6.3工作流程2：快速执行并归档212

9.6.4工作流程3：标记并稍后回复212

9.6.5工作流程4：转变为任务并归档213

9.6.6不要忘了定期回顾和紧迫性区域的数量上限215

9.6.7享受此系统带给你的巨大好处216

9.7总结216

9.8下一步216

第三部分 精通MYN系统218

第10章 在Outlook中进行MYN委派任务218

10.1引言218

10.2成功的委派218

10.3委派任务的方法218

10.3.1 Step 1：识别并标注拟委派的任务219

10.3.2 Step 2：让对方买入该任务219

10.3.3 Step 3：跟进220

10.3.4跟进已委派任务的更多细节223

10.4总结225

10.5下一步225

第11章 时间管理与其他节约时间技巧226

11.1引言226

11.2时间管理：安排时间处理任务227

11.2.1设置通用的“任务”约会227

11.2.2预定任务时间与通用任务时间227

11.3计算完成本周任务所需的时间228

11.3.1问题228

11.3.2解决办法230

11.4清理你的任务时间232

11.4.1低效的任务时间232

11.4.2避免被打扰232

11.4.3标识可交付成果233

11.4.4时间映射233

11.4.5在每天结束时写长邮件回复234

11.4.6关闭新邮件桌面通知235

11.4.7拒绝不重要的会议（低优先级）236

11.4.8作战室236

11.5通过自动分类收到的邮件节约时间（Windows和Mac）237

11.5.1使用Outlook规则自动分类（Windows和Mac）237

11.5.2创建自动分类邮件的规则（Windows）238

11.5.3创建自动分类邮件的规则（Mac）238

11.6快速高效地维护类别名称（Windows和Mac）240

11.6.1分配给邮件的类别也许不在类别列表中240

11.6.2如何重命名类别（Windows和Mac）240

11.6.3删除一个类别名（Windows和Mac）240

11.6.4处理发给你的邮件中的类别（Windows）241

11.7快速查找邮件：创建所有邮件搜索文件夹（Windows）或所有邮件智能文件夹（Mac）241

11.7.1为什么“所有邮件”搜索文件夹和智能文件夹很有用242

11.7.2如何创建“所有邮件”搜索文件夹（Windows）243

11.7.3如何创建“所有邮件”智能文件夹（Mac）243

11.7.4下一步（Windows和Mac）244

11.7.5将所有邮件搜索文件夹放到收藏夹中（Windows）244

11.8更多Outlook节约时间技巧245

11.8.1在Outlook中输入日期以节约时间（Windows）245

11.8.2通过在待办事项列表视图中显示备注和附件以节约时间（Windows）245

11.8.3使用快速访问导航按钮节约时间（Windows）246

11.8.4通过使用重复任务以节约时间（Windows和Mac）246

11.8.5通过将任务转换回邮件节约时间（Windows）247

11.8.6通过书写更清晰的邮件节约时间（Windows和Mac）247

11.9总结248

11.10下一步248

第12章 Windows Outlook高级主题249

12.1引言249

12.2内在重要性249

12.2.1超越紧迫性管理249

12.2.2内在重要性的定义250

12.2.3添加内在重要性列到待办事项栏中250

12.2.4如何添加内在重要性列251

12.2.5使用内在重要性列253

12.3理解Outlook任务视图254

12.3.1任务文件夹和预装的任务文件夹视图254

12.3.2使用“视图”选项卡，在可选的任务视图之间选择255

12.3.3创建自定义视图时的考虑因素255

12.4在Outlook中跟踪目标与项目257

12.4.1跟踪目标257

12.4.2跟踪项目258

12.4.3对于项目和目标的OutlookMYN解决方案259

12.5基于类别的MYN目标与项目视图262

12.5.1背景说明262

12.5.2使用“P：”和“G：”263

12.5.3如何创建基于类别的MYN项目视图263

12.5.4使用基于类别的MYN项目视图265

12.5.5如何创建基于类别的MYN目标视图266

12.5.6使用基于类别的MYN目标视图267

12.5.7在待办事项栏中添加“类别”列——小心使用267

12.5.8为任务分配其他类别268

12.6 MYN主要任务视图268

12.7添加角色概念到视图中268

12.8分层的目标、项目与任务文件夹269

12.9待办事项栏的“截止期限”列269

12.9.1回顾任务截止期限管理269

12.9.2创建新的“截止期限”列270

12.9.3添加“截止期限”列到待办事项栏中270

12.9.4使用“截止期限”列272

12.10添加紧凑版式272

12.11修改简单列表视图274

12.12 MYN推迟回顾视图274

12.13 MYN所有任务视图276

12.14 MYN本周任务视图278

12.15 总结279

12.16下一步280

12.17开始使用MYN系统掌控你的工作吧280

附录A 理解MYN系统中的Outlook文件夹281

附录B 在MYN系统中存档你的邮件309

附录C 资源与快速指南332

附录D MYN Pro插件与MYN系统培训336